Управление проектами

"Инструмент может приносить пользу тогда, когда его используют правильно."

Всякий раз, когда речь заходит программном обеспечении для управления проектами, в ответ от топ менеджеров можно получить один ответ - мы пробовали использовать MS Project и эта программа совершенно нам не помогла. Но когда расспрашиваешь подробнее, как они его пытались использовать, то было понятно, что их использовали неправильно. Все такие программы для планирования проектов сделаны с учетом того, что вы обязаны  указать  планируемые задачи  проекта, длительность их выполнения, задействованные  ресурсы и взаимоотношения между задачами. Часто начинающие пользователи вводят даты в столбцы даты начала и завершения работ. Но таким образом создается ограничение на конкретную задачу, и если вдруг происходят изменения, то программа выдаст сообщение об ошибке. В идеальном варианте в программе необходимо указывать только сроки начала и завершения проекта. Ведь такие программные продукты сделаны для автоматического расчета плана, то есть дат, к которым задачи будут выполнены. Естественно если у вас установлены жесткие сроки на выполнение конктерных задач проекта, то они несомненно должны быть указаны, но нужно помнить, что вам может понадобиться значительно больше ресурсов или времени для выполнения отдельно взятых работ, чтобы уложиться во временные сроки.

Недостаточно указать в программе задачи и  их продолжительность  - сначала нужно   перечислить все ресурсы и рассчитать стоимость каждого из них. Важно сконфигурировать  в программе календарь Вашего проекта с учетом предполагаемого календаря работ (количество рабочих часов, рабочих дней в неделe, выходные, праздники). Индивидуальные календари для каждого из ресурсов могут потребовать соотвествующих настроек таких как, ограничение в использовании этих ресурсов в разные  периоды времени. Знайте, что ресурсами могут быть материалы,исполнители, оборудование которые задействованы в проекте. Также необходимо указать стоимость каждого из ресурсов.

Если названные выше этапы будут выполнены Вами верно, то программа правильно скалькулирует календарный план и укажет, в каком из ресурсов есть превышение норм и какой будет общая стоимость проекта. Не забудьте предусмотреть в плане работы по управлению проектом, а именно учтите затраты людей  на совещания и беседы.

Эффект от применения таких программ  в управлении сроками, стоимостью и ресурсами проекта может быть огромным.

Наверняка Вам известно, что применение программного обеспечния работающего у Ваших сотрудников в реальном времени, может повысить эффективность работы команды в целом, так и каждого участника в отдельности. Ведь каждый из Вас будет видеть как продвигается Ваш проект и какие затраты возникают при его выполнении.

Кроме того, часто бывает необходимо организовать презентацию и рассказать в ней о том, как движется работа по проекту, и раньше для этого приходилось делать множество ручной работы для создания графиков и диаграмм. Теперь же можно автоматически генерировать такие рисунки, или делать экспорт данных в Excel таблицы с последующим построением диаграмм.

Последняя проблем, которая часто имеет место - некоторые из участников команды не ладят с компьютером или не имеют времени для ввода информации по проекту в компьютер. В таком случае включите в проект человека, который будет заниматься поддержанием информации по проекту в надлежащем виде.

Желаем Вам использовать ПО для управления Вашими проектами правильно - оно станет хорошим инструментом для решения Ваших задач.